¿Qué es una recepcionista IA y cuánto cuesta de verdad?

Si tienes un negocio pequeño, esta semana has pensado dos veces lo mismo: alguien llamó, estabas ocupado y nunca supiste quién era. Una recepcionista IA es un software que coge esa llamada. Contesta el teléfono o el chat, se sabe tus precios y tu horario, coge la cita o el recado, y te manda los datos.

Esa es la versión corta. La larga merece la pena, porque ahora mismo se llama "recepcionista IA" a unos cinco productos distintos, y la diferencia de precio entre ellos es enorme.

Qué hace realmente

Piénsalo como una persona nueva muy bien informada, que no duerme y no tiene días malos, pero que tampoco tiene más sentido común que el que le hayas dado tú.

Un montaje que funciona cubre cuatro cosas:

• Contestar. Teléfono, chat de la web, WhatsApp, mensajes de Instagram — los canales que tú actives.
• Saber. Responde con tu información: servicios, precios, horario, dirección, aparcamiento, política de cancelación, si aceptas tarjeta, si vas tú al cliente o el cliente viene a ti.
• Capturar. Nombre, teléfono, qué quiere y cuándo. Esa es la parte que de verdad da dinero.
• Pasar el aviso. Cuando algo se sale del guion — una queja, un trabajo raro, alguien que quiere hablar contigo — lo dice y lo deriva en vez de improvisar.

Lo último se subestima. Una recepcionista que se inventa un precio con seguridad es peor que no tener ninguna. La nuestra está hecha para decir "eso no lo tengo, te paso con el equipo" antes que adivinar. Si montas la tuya con otro proveedor, exige ese mismo comportamiento.

Qué no hace

No te sustituye. No va a calmar a un cliente enfadado, no va a decidir si un trabajo merece la pena, y no va a notar que quien llama es tu mejor cliente. Lo que hace es evitar que el 80% aburrido te coma el día y que el 20% de fuera de horario desaparezca.

Tampoco arregla un negocio que no tiene nada que decir. Si tus precios son "depende" y tu horario es "cuando estoy", la IA sonará igual de vaga que tu web. Entra basura, sale basura educada.

El coste real, con números

Aquí es donde el marketing se pone resbaladizo, así que vamos a ser concretos.

Una recepcionista humana a media jornada, en España, sale entre 900 y 1.600 EUR al mes contando costes de empresa. A jornada completa, más. Esa persona es excelente — y cubre unas 40 de las 168 horas que tiene la semana.

Un servicio de atención telefónica clásico suele cobrar por minuto o por llamada. Entre 0,80 y 2 EUR el minuto es lo habitual, con un mínimo mensual. Bien con poco volumen. Doloroso el mes que lanzas publicidad.

Una recepcionista IA es normalmente una cuota fija. Nuestros planes empiezan en 29 EUR al mes (Starter), 79 EUR (Pro) y 199 EUR (Business), que es más o menos donde está el mercado de los productos que conectan de verdad con un número de teléfono y no solo con una burbuja de chat.

Hay dos costes que nadie pregunta:

• La telefonía. Si la IA contesta un número real, alguien paga ese número y esos minutos. Pregunta si está incluido o se factura aparte.
• El tiempo de montaje. No es dinero, son horas. Cuenta con una tarde para escribir qué hace tu negocio. Quien te prometa "cero configuración" o está adivinando por ti o te está dando un guion genérico.

¿Merece la pena por 29 EUR al mes?

Haz la cuenta con tus números, no con los míos. Coge el valor medio de un trabajo — digamos 120 EUR. Y pregúntate, en serio, cuántas llamadas perdiste el mes pasado. ¿Tres? ¿Cuatro? Si una de esas cuatro se convierte en cita, la cuota se ha pagado cuatro veces.

Eso es todo el argumento. No es "transformación con IA". Es "que alguien coja el teléfono".

Cuándo no compensa: si recibes dos llamadas a la semana y siempre las coges, no compres nada. Si casi todo tu trabajo viene de clientes de siempre que te escriben directamente, no compres nada. Desconfía de quien te diga que todos los negocios necesitan esto.

Qué mirar al comparar

• ¿Contesta tu número de teléfono, o solo un chat en la web?
• ¿Puedes leer después la transcripción completa de cada conversación?
• ¿Se niega a inventar información que no tiene?
• ¿Puedes cambiar tus precios tú, en dos minutos, sin escribir a soporte?
• ¿Qué pasa fuera del horario: dice "estamos cerrados" o coge la cita?
• ¿Tus datos son tuyos y puedes exportarlos?

Si en una demo de diez minutos no te enseñan esas seis cosas, sigue buscando.

Cómo empezar sin comprometerte

El orden sensato es: primero escribe tu información, luego prueba la IA en un chat privado donde nadie la vea, y solo cuando te guste lo que dice, conéctala a un canal real. Así, en el peor caso has perdido una tarde, no un cliente con un precio equivocado.

Así está montado RecepAI: construyes el Cerebro del Negocio, lo pruebas en privado y activas el teléfono o WhatsApp cuando suena como tú.

Pruébalo gratis y escucha cómo suena tu recepcionista antes de que la oiga nadie más.