Qué escribir en el Cerebro del Negocio para que tu recepcionista IA no invente

Una recepcionista IA solo es tan buena como lo que le contaste. Suena a frase hecha hasta que ves a dos negocios del mismo sector obtener resultados completamente distintos con el mismo software, solo porque uno escribió tres líneas y el otro tres páginas.

Esta es una guía de qué poner en cada sección y, más útil todavía, de cómo se ve la información mala.

Empieza por la descripción

Un párrafo. Qué haces, para quién, dónde, y una cosa que te diferencie.

Débil: "Somos una empresa comprometida con la excelencia en la atención al cliente."

Fuerte: "Clínica dental familiar en el centro de Valencia, abierta desde 2009. Odontología general, higiene y ortodoncia para adultos y niños. Dos dentistas, citas en español e inglés, accesible con silla de ruedas, aparcamiento en la calle."

La segunda permite contestar seis preguntas que la primera no.

Servicios: con las palabras del cliente

Lista cada servicio con una línea de explicación. Usa el término que diría un cliente en voz alta y, si hace falta, añade tu nombre interno como aclaración.

Para cada servicio, si puedes, incluye qué implica, cuánto dura aproximadamente y para quién es. Lo último evita muchas citas perdidas.

Y escribe también lo que no haces. Suena negativo. Es lo más valioso de todo el Cerebro, porque evita que la recepcionista insinúe amablemente que sí.

Precios: lo más concreto que puedas ser con honestidad

El instinto es esconder precios para que llamen. Pero es la IA la que coge la llamada, y quien llama quiere una cifra.

De mejor a peor:

• "Higiene: 55 EUR." Perfecto.
• "Empastes: desde 60 EUR según el tamaño." Bien: se sabe el mínimo y por qué se mueve.
• "Ortodoncia: presupuesto tras una valoración gratuita de 20 minutos, normalmente entre 2.000 y 4.000 EUR." Bien para tratamientos grandes.
• "Los precios varían, consúltanos." Inútil. La recepcionista solo puede repetirlo.

Si de verdad no puedes dar precio por teléfono, escribe de qué depende. "Depende del número de dientes y de si hace falta radiografía" convierte un callejón sin salida en una conversación de verdad.

Horarios: incluidos los bordes

Pon el patrón real, con el cierre del mediodía si lo tienes, y sé explícito con los extremos:

• Qué pasa en festivos.
• Si la última cita es antes de la hora de cierre.
• Si se cogen llamadas cuando el local está cerrado.
• Cambios de temporada: el cierre de agosto, el horario de invierno.

Los clientes preguntan por los bordes muchísimo más que por el medio.

Preguntas frecuentes: sácalas de la vida real

No te las inventes. Cógelas de las conversaciones reales de las últimas dos semanas. Mira tu WhatsApp, tu correo, tus notas de llamadas.

Las que casi todo negocio necesita:

• ¿Aceptáis tarjeta, transferencia, efectivo?
• ¿Hay aparcamiento?
• ¿Necesito cita o puedo pasarme?
• ¿Cuánto tarda?
• ¿Venís vosotros o voy yo?
• ¿Cuál es la política de cancelación?
• ¿Habláis [idioma]?
• ¿Facturáis a empresas?
• ¿Cubrís [pueblo cercano]?
• ¿Hay garantía?

Responde cada una en dos frases. Las respuestas largas se recortan o se parafrasean; las cortas se repiten tal cual.

Políticas: qué pasa cuando algo va mal

Cancelaciones, señales, retrasos, plantones, devoluciones, garantías. Escribe la versión que aplicas de verdad, no la estricta del cartel que nunca cumples — si no, la recepcionista será más dura que tú y tendrás que desdecirte.

Instrucciones: reglas, no personalidad

Aquí le dices cómo comportarse. Que sean pocas reglas y firmes:

• Si algo no está en el Cerebro, di que no lo tienes y ofrece tomar un recado. Nunca estimes.
• Pide siempre nombre y teléfono.
• Pasa quejas, urgencias y prensa directamente a una persona.
• Contesta en el idioma del cliente.
• Al teléfono, dos o tres frases.

Resiste la tentación de escribir un ensayo sobre la personalidad. "Cercana y profesional, nunca insistente" hace más que un párrafo sobre valores de marca.

Prueba rápida para saber si tu Cerebro vale

Pregúntale estas cinco cosas y mira si las respuestas te avergonzarían:

1. Un precio que no metiste. (Debe admitir que no lo sabe.) 2. Un servicio que no ofreces. (Debe decir no claramente.) 3. "¿Estáis abiertos ahora?" un domingo. 4. Algo totalmente ajeno a tu negocio. 5. Tu pregunta real más habitual.

Si cuatro de cinco salen bien, ya puedes conectar un canal. Si no, los huecos que acabas de encontrar son tu lista de tareas.

Mantenlo vivo

Los precios cambian. El horario cambia en verano. Añades un servicio. El Cerebro no es una tarea de montaje, es una costumbre mensual de diez minutos, normalmente al leer las transcripciones de la semana y ver una pregunta que no supo contestar.

Monta el tuyo en RecepAI y haz las cinco preguntas de arriba antes de que ningún cliente oiga una respuesta.