Cómo montar tu recepcionista IA en una tarde (paso a paso)

Casi todo el trabajo de montar una recepcionista IA no es técnico. Es decidir qué dice tu negocio de verdad. Reserva una tarde sin interrupciones, con un café, y a ser posible con la persona que más veces coge el teléfono.

Este es el orden que funciona.

Antes de tocar nada: reúne cuatro cosas

Abre una nota en blanco y escribe:

1. Tus servicios, con las palabras que usa el cliente, no las tuyas de dentro. "Blanqueamiento", no "protocolo de peróxido en clínica". 2. Tus precios, o la versión honesta de ellos. "Desde 45 EUR" vale. "Depende" no: sustitúyelo por de qué depende. 3. Tu horario, incluido el cierre del mediodía si lo tienes, y qué pasa en festivos. 4. Las ocho preguntas que estás harto de responder. Aparcamiento. Tarjeta. Cuánto tarda. Si vas tú. Cancelaciones. Si atiendes niños. Idiomas. Hasta dónde te desplazas.

Si esta nota sale bien, todo lo demás son veinte minutos. Si te la saltas, pasarás la tarde peleándote con el software en vez de pensando en tu negocio.

Paso 1: crea el negocio (5 minutos)

Nombre, tipo de negocio, ciudad, idioma principal. El idioma importa más de lo que parece: fija la voz y el tono por defecto de cada respuesta. Si atiendes en dos idiomas de forma habitual, elige el principal — la recepcionista puede contestar igualmente en otros.

Paso 2: rellena el Cerebro del Negocio (60 a 90 minutos)

Este es el trabajo de verdad, y de aquí sale la calidad. Estás metiendo esa nota sección por sección: descripción, servicios, horarios, precios, preguntas frecuentes, políticas.

Dos consejos de ver a mucha gente hacerlo:

• Escribe como hablas. La IA copia tu registro. Si escribes frases corporativas rígidas, contestará con frases corporativas rígidas.
• Contesta lo incómodo de forma explícita. "No hacemos urgencias." "No tratamos a menores de 12 años." "No salimos de la provincia." Cada hueco que dejes es un sitio donde el cliente recibe una respuesta vaga.

No hace falta acabarlo todo de golpe. Con la descripción, los servicios, el horario y cinco preguntas frecuentes ya tienes algo usable.

Paso 3: pon las reglas (10 minutos)

Esta es la sección que la gente corre y luego lamenta. Le estás diciendo cómo comportarse:

• Nunca inventes un precio. Si no está escrito, dilo y ofrece pasar el aviso.
• Pide siempre nombre y teléfono antes de terminar.
• Deriva las quejas inmediatamente en vez de intentar resolverlas.
• Respuestas cortas: dos o tres frases al teléfono.

Corto y explícito funciona mejor que largo e ingenioso. Cuatro reglas claras se cumplen mejor que catorce difusas.

Paso 4: pruébala en privado (30 minutos)

No conectes el teléfono todavía. Abre el chat de prueba e interroga a tu propia recepcionista como si fueras un cliente difícil:

• Pregunta un precio que a propósito no hayas metido. Debe admitir que no lo sabe. Si se inventa un número, corrige las reglas.
• Pregunta "¿abrís el domingo?" y comprueba la respuesta con la realidad.
• Pregunta algo totalmente ajeno — "¿vendéis neumáticos?" — y mira si se mantiene en su papel.
• Pregunta en otro idioma si atiendes en más de uno.
• Prueba la pregunta real molesta: "¿cuánto cuesta lo que le hicieron a mi vecina?"

Vas a encontrar tres o cuatro huecos. Arréglalos en el Cerebro y vuelve a probar. Ese bucle es la diferencia entre una recepcionista que suena a tu negocio y una que suena a bot.

Paso 5: conecta un canal (15 minutos)

Empieza por el canal de menos riesgo, que casi siempre es el chat de la web o WhatsApp. Mira las diez primeras conversaciones reales. Lee las transcripciones.

Solo después conecta el número de teléfono. La voz perdona menos: la gente interrumpe, hay ruido de fondo, y una respuesta equivocada dicha en voz alta sienta peor que escrita. Ve ahí en segundo lugar, cuando el Cerebro ya haya pasado por preguntas reales.

Paso 6: lee las transcripciones una semana

Este paso separa un montaje que mejora de uno que se queda igual. Cada día durante una semana, lee qué preguntó la gente. Vas a descubrir que preguntan cosas que nunca se te ocurrió escribir: dónde aparcar la furgoneta, si facturas a empresas, si duele.

Añade cada una a las preguntas frecuentes. En una semana la recepcionista deja de sorprenderse.

Los cuatro errores que causan el 90% de los problemas

• Precios vagos. Provocan respuestas ambiguas y citas perdidas.
• Ninguna regla de derivación. La IA intenta gestionar una queja y la empeora.
• Ir directo al teléfono. Los errores en voz alta cuestan mucho más.
• No leer nunca las transcripciones. Pierdes el único aprendizaje que existe.

Cómo saber que está terminado

Deberías poder darle tu teléfono a un desconocido, que haga tus diez preguntas más habituales, y oír respuestas que tú habrías dado. No respuestas perfectas: las tuyas.

Eso es una tarde. Puedes empezar a construir el Cerebro ahora y probarlo antes de que lo oiga nadie más.